Bir üniversite hocasından: nasıl e-posta yazılır?

Bir üniversite hocasından: nasıl e-posta yazılır?⚓

Eski Bilgi CS hocalarından değerli Emre Sevinç’in blogundaki kısa bir yazının çevirisini yaptım. Yazının sahibi aynı departmandan Chris Stephenson. Faydalı olması dileğiyle…

Her gün okuması vakit kaybı olan bir çok e-posta alıyorum. İşte daha iyi e-posta iletişimi için birkaç ipucu:

1. Postanızın alıcısını düşünün. Eğer alıcının vaktini boşa harcıyorsanız veya olayı anlamasını zorlaştırıyorsanız beklediğiniz cevabı alamayabilirsiniz.

2. Anlamlı bir konu (başlık) yazın. Bu şekilde alıcının iletinizle nasıl ilgileneceğine karar vermesine yardımcı olursunuz. Eğer başlıksız yolluyorsanız alıcıyı kendisiyle alakası olmayan bir e-postayı açmaya zorluyorsunuz demektir. Eğer konu satırına “önemli” yazıyorsanız açıkça kabalık yapıyorsunuzdur. Konunun sizin için önemli olduğunu düşünüyor olabilirsiniz fakat alıcı için önemli olduğunu nasıl bilebilirsiniz ki?

3. Kısa cümlelerden oluşan kısa paragraflar yazın.

4. Açık ve öz olun. Sorun nedir? Siz hangi çözümü öneriyorsunuz? Alıcıdan ne yapmasını istiyorsunuz?

5. Eğer iletinize dosya ekliyorsanız küçük boyutlu olmasına özen gösterin. Alıcının bu dosyayı gerçekten istediğine emin misiniz? Veya dosyayı bir link üzerinden yollayamaz mısınız? Her CS (bilgisayar bilimleri) öğrencisi kendi sitesini yaratabilir ve dosyalarını oradan yayımlayabilir.

6. Ekteki dosyayı açmak zorunda bırakan e-postalar yollamayın. Bu şekilde alıcının dosyayı ek bir ofis programıyla açmasına ve birkaç dakikasının boşa gitmesine neden olabilirsiniz.

Son olarak bana posta yollayan herkesi bu değerli ipuçlarını daha verimli kullanmayı düşünmelerine teşvik etmek amacıyla posta kutuma şu filtreleri kurdum:

Boş bir konu satırına sahip, “konusuz” (“no subject“) başlıklı veya başlığında “important”, “önemli,” “urgent”, “acil”, “lütfen”, “lütfeeen” kelimelerini içeren e-postalar otomatik olarak “çöp kutusu”na gönderiliyor. Sonuç olarak da benim tarafımdan okunmuyorlar.

Yukarıdaki kelime listesini artırma hakkını saklı tutuyorum. Eğer yolunu bulabilirsem büyük boyutlu, görüntülü dosyalar ve .doc gibi ücretli (açık kaynak olmayan) dosya türlerine sahip postalar da otomatik olarak silinecek.